1. NORMAS APLICABLES

La presente Política de Privacidad (en adelante, la “Política”) ha sido elaborada de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen (en adelante, la “Normatividad”).

2. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política y de acuerdo con la Normatividad, los siguientes términos tendrán el siguiente significado:

1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado de los Titulares para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
2. Base(s) de Datos. Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Responsable del Tratamiento. Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. 
5. Titulares. Personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
6. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. OBJETO

Es objeto de esta política regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los Datos Personales que realiza la Compañía, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental del habeas data en los términos establecidos en la Ley 1581 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013

4. RESPONSABLE 

La Política se aplica al Tratamiento de los Datos Personales que recolecte y maneje el responsable del Tratamiento, la sociedad Compañía de Alimentos Antillana SAS (en adelante solo como “Antillana”), sociedad colombiana, identificada con NIT, 800.034.825-8, domiciliada en Albornoz, Km 1,5 vía a Mamonal #1-274, Cartagena, Colombia y con número telefónico 57 5 6932427 o 3235639251 y correo electrónico informacion@grupobios.co , (en adelante, la “Compañía”).

5. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS 

La recolección, almacenamiento y uso de Datos Personales por parte de la Compañía tiene los siguientes propósitos:

5.1 Datos de empleados

• Documentar la vinculación, desarrollo, terminación y liquidación de los contratos laborales entre los empleados y la Compañía. 
• Las hojas de vida se archivan para llamar a futuros cargos que se abran por parte de la empresa. 

5.2 Datos de proveedores: Documentar la contratación, desarrollo y terminación de contratos de prestación de servicios entre los proveedores externos personas naturales y la Compañía.

5. 3 Datos de clientes institucionales (corporativos): Documentar los procesos de contratación, desarrollo y terminación de contratos de suministro de servicios entre la Compañía y sus clientes. Envío de material publicitario por medio de los canales de contacto autorizados por el cliente, en particular: MSM; contacto telefónico; contacto por medio de redes sociales; correo electrónico (mailing). Antillana podrá hacer la transmisión de datos a terceros que, en calidad de Encargados, podrán gestionar las actividades de mercadeo por los diferentes medios de contacto.  

5.4 Datos de clientes (hogares):  Documentar los procesos de contratación, desarrollo y terminación de contratos de suministro de servicios entre la Compañía y sus clientes.  Envío de material publicitario por medio de los canales de contacto autorizados por el cliente, en particular: MSM; contacto telefónico; contacto por medio de redes sociales; correo electrónico (mailing). Antillana podrá hacer la transmisión de datos a terceros que, en calidad de Encargados, podrán gestionar las actividades de mercadeo por los diferentes medios de contacto.

6. SEGURIDAD

La Compañía cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluyendo medidas físicas y tecnológicas para controlar y gestionar el acceso a las bases de datos. 

7. AUTORIZACIÓN DE USO DE LOS DATOS 

• El Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía requiere de la Autorización de los Titulares, la cual deberá ser solicitada a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 
• Para los casos de cámaras de seguridad la autorización se entiende otorgada mediante la disposición de los avisos de privacidad correspondientes. 
• La recolección de Datos Personales estará limitada a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos en los términos del presente documento.
• La Compañía adoptará las medidas necesarias para mantener prueba de la Autorización otorgada por los Titulares y de cuándo y cómo obtuvo dicha Autorización.
• La Compañía solo recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, referidas en el numeral 5 del presente documento. 

8. DERECHOS DE LOS TITULARES 

De conformidad con lo establecido en la Normatividad, los Titulares tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. 
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía.
3. Ser informados por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Normatividad, una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y siempre y cuando no implique el desconocimiento de obligaciones legales y contractuales previas.
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Los titulares de los datos podrán en cualquier momento solicitar no recibir más comunicaciones por cualquier medio autorizado, escribiendo al correo electrónico informacion@grupobios.co 

9. DEBERES DE LA   COMPAÑÍA   EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Compañía hará uso de los Datos Personales sólo para aquellas finalidades descritas en la Sección 5. 

La Compañía cumplirá los deberes de los responsables del Tratamiento y de los Encargados del Tratamiento en los términos establecidos en la Normatividad.

10. MEDIOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

La Compañía dispone de un Oficial de Protección de Datos que asumirá la función de protección de sus Datos Personales dentro de la Compañía y dará trámite a las peticiones, consultas, quejas y reclamos provenientes de los Titulares o quienes los representen en ejercicio de sus derechos. 

Para tales efectos, los Titulares podrán enviar una comunicación dirigida a:

11. ACCIONES QUE PUEDE EJERCER EL TITULAR DE LOS DATOS  

11.1 Consulta

Los Titulares tendrán derecho a conocer si sus Datos Personales están siendo objeto de Tratamiento, y en caso afirmativo, conocer los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos de la Compañía, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. 

• Para presentar su consulta deberán dirigir sus consultas al responsable de la Protección de Datos Personales, adjuntando una copia de su documento de identidad a la solicitud, al correo electrónico: informacion@grupobios.co 

• Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. 

• Cuando no fuere posible atender cierta consulta dentro de dicho término, se informará al interesado por escrito, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos  

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en alguna Base de Datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Normatividad, podrán presentar un reclamo ante el responsable de la Protección de Datos Personales, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ANTILLANA, con la identificación del Titular, copia de su documento de identidad, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 
• Si el reclamo resulta incompleto, ANTILLANA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la respectiva Base de Datos de la Compañía una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el responsable de la Protección de Datos Personales informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Queja.

Si su Queja o Reclamo no es atendida en el plazo establecido o no está conforme con la respuesta dada, podrá presentar Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de su página web www.sic.gov.co  o a su correo electrónico contactenos@sic.gov.co.

Los datos de contacto son:

Razón Social: CI Antillana S.A.
Domicilio principal: Albornoz, vía Mamonal No. 1-274, Cartagena , Bolívar – Colombia
Teléfono: (57) 605 6932427
Teléfono a nivel nacional: 323 5639251
Email: habeasdata@antillana.co y/ó informacion@antillana.com.co